התראות, מעקב אחר שינויים ופרואקטיביות בשירות Office 365

תחום הענן הוא תחום דינמי וקצב השינויים שחלים בו הוא מהיר ומידי חודש ורבעון נעשים בו שינויים ועדכונים, כתוצאה מכך המעקב אחר השינויים הינו הכרחי וקריטי במקרים מסוימים.
שירות הענן Office 365 מביא עימו בכל חודש עדכונים וחידושים רבים החל מיכולות חדשות, שינויים בממשקים, עדכונים מול התקנים שונים וגם לעיתים תקלות.

אם נביט על Office 365 נוכל לראות שהיו לפחות 500 שינויים ועדכונים בתקופה האחרונה ונוספים בדרך!!! אין ספק שכמות השינויים היא דיי גדולה גם אם אני לוקח את כמות השינויים על פני תקופה ארוכה ועל שלל שירותי הענן הקיימים.

לצורך ההשוואה כמה שינויים ועדכונים מבצעים בשרתים, באפליקציות ובסביבת IT המקומית שלך בכל רבעון? סביר להניח שמעט שינויים.

מתוך Office 365 Roadmap

בגלל כל אותם שינויים אנו צריכים לדעת מה נעשה בכל רגע נתון ולכן אנו צריכים לעקוב אחר העדכונים, לדעת מתי מתבצעים שינויים, איזה יכולות ופיצ’רים יגיעו בקרוב ואיך מכינים את הארגון ומשתמשי הקצה לקראת השינויים והעדכונים.
ישנם מספר דרכים שניתן לעקוב אחר השינויים, לקבל התראות ואף לדעת בצורה פרואקטיבית אחר הנעשה בשירות Office 365 ולהתנהל באופן נכון מול הארגון.

שינויים מול Office 365 URLs and IP’s

כל ארגון שעובד מול שירות Office365 בין אם מול שירות Exchange Online או Skype for Business Online או מבצע רק Identity מצריך הגדרות מול טווחי כתובות IP ייעודיות וחוקי Firewall מתוך הסביבה הארגונית אל הענן, ברוב המקרים (95%) הגדרות אלה מתבצעות במהלך ההטמעה והיישום הראשוני ולאחר מכן גם אינו מתוחזק לפי הצורך שהוא לפחות אחת לרבעון.

אומנם חוקי Firewall אינם משתנים אך טווחי הכתובות משתנים מעת לעת ולכן אנו צריכים לעקוב אחר כל שינוי ולוודא שאותו שינוי אינו משפיע על שירות הענן שעימו אנו עובדים, בכדי לעקוב אחר השינויים נוכל לבצע את הפעולות הבאות:

• מעקב אחר השינויים מול פורטל Office 365 URL’s and IP’s
• הוספת RRS מול Outlook – יש להוסיף את הכתובת הבאה https://support.office.com/en-us/o365ip/rss אל Outlook וכאשר יתבצע שינוי נוכל לקבל אותו ולדעת מהו

פורטל ניהול Office 365 Health

פורטל הניהול Admin Center של Office 365 כולל ממשק Health המאפשר לעקוב אחר בריאות המערכת, שינויים ועדכונים ומחולק לפי מספר תתי קטגוריות:

Service Health – מציג מידע מפורט לגבי בריאות המערכת, סטטוס השירות, תקלות קיימות, טיפול בתקלה וכו’

Message Center – מציג מידע לגבי שינויים, עדכונים, פיצ’רים חדשים ומידע כללי בהתאם לשירותי הענן הקיימים באותו Tenant

Recently added – יכולות שהתווספו לאחרונה ולפי חוגשים לשירות ובנוסף יכולות שיגיעו אל השירות

Office 365 Service Health Dashboard

למי שהכיר את פורטל הניהול הישן ישנו את פורטל השירות Service Status שמציג מידע לגבי בריאות מערכת ולכל שירותי הענן של אותו Tenant, המידע שמוצג מאפשר להיכנס לכל בעיה וסטטוס. (למי שמחפש RSS עד לאחרונה היה זמין)

בנוסף ניתן לעבוד עם פורטל השירות Service Status מול מערכת SCOM.

OMS מול Office 365

שירות Operations Management Suite או בקצרה OMS מביא עימו בשורה חדשה של ניהול מודרני ופרואקטיבי (Modern Management) לסביבת הענן והסביבה המקומית שלנו.
כיום ניתן לחבר את OMS מול שירות Office 365 ולקבל מידע רב לגבי הארגון והמשתמשים שלנו, בין היתר ניתן לקבל את היכולות הבאות:

• מעקב, איסוף מידע וניטור לגבי פעולות משתמשים
• מעקב אחר פעולות חשבונות בעלי הרשאות
• מעקב אחר התנגהות לא רצויה

אחד היתרונות של OMS הוא באפשרויות השונות שיש בשירות המאפשרות לנו לעקוב, לקבל מידע רב ואף להגדיר התראות ולבצע ופעולות פרואקטיביות מול אותן מערכות שמולם אנו עובדים ומול שירות Office 365 בפרט.
OMS מאפשר לנו לבצע בדיקות בריאות (מצריך הגדרה ידנית) מול שירות Office 365 ולקבל על גבי פורטל הניהול של OMS מידע בזמן אמת לגבי בריאות המערכת.

Office 365 Service Communications API

API מסוג Json מבוסס Web Api מאפשר עם PowerShell להתחבר לשירות Service Health ולקבל בין היתר את המידע הבא:

• מצב בריאות המערכת בזמן אמת
• התראות ומידע ומתוך Message Center
• מידע אודות תחזוקה מתוכננת
• מידע ספציפי לגבי Tenant

לאחר חיבור ראשוני אל השירות ניתן לקבל מידע לגבי בריאות המערכת.

מכיוון שמדובר בPowerShell ניתן לבנות כאן סקריפטים, מודול וכלים מדהימים כדוגמת O365ServiceCommunications

ניטור SCOM מול Office 365

לשרתי SCOM ישנו חבילת ניטור שכוללת Class, Views, Rules ומאפשרת לנטר את שירות Office 365 ולקבל התראות לגבי מצב המערכת.
ישנם Views שמציגים את המידע בשרת SCOM והם: Active Alert, Office 365 Monitoring Dashboard המציגים התראות ומצב של שירותי הענן שהקיימים באותו Tenant.

הורדת System Center Management Pack for Office 365

אפליקציית Office 365 Admin

אפליקצית Office 365 Admin מציגה לנו מספר יכולות שונות, כגון: מצב רישוי, סטטוס קריאות, הצגת משתמשים והחשוב בהם מצב בריאות המערכת.
בממשק Health האפליקציה מציגה סטטוס של השירות, התראות ותוכן לגבי הבעיה.

אתר Office 365 Roadmap

אתר Office 365 Roadmap מציג מידע לגבי יכולות ופיצ’רים שהושקו ויכולות שנמצאו בדרך אלינו, המידע מחולק לקטגוריות הבאות:

• Launched – יכולות שהושקו לאחרונה (GA) וזמינות לכלל הארגונים
• Rolling Out – יכולות שנמצאות בתהליך השקה אך אינן זמינות לכלל הארגונים
• Development – יכולות שנמצאות בפיתוח ובבדיקות
• Previously released – יכולות שהושקו בעבר וזמינות לכלל הארגונים

על סמך המידע באתר Roadmap אנו יכולים לתכנן את השינוי הבא בארגון בין אם מדובר על פיצ’ר חדש או לקראת שינוי שמצרך ביצוע עדכון למשתמשי הקצה בארגון.

לסיכום

בכדי לנהל נכון את הדומיין בשירות Office 365 אנו צריכים לעקוב אחר כל השינויים והעדכונים שנעשים מידי חודש וכן לנטר את מצב המערכת בזמן אמת.
ניהול וניטור נכון של המערכת יכול לחסוך זמן יקר ולמנוע תקלות רבות מול המשתמשים בארגון.