כיום רוב הארגונים עובדים עם Cached Mode בין אם זה מול Exchange On-Premise או Exchange Online ויש לכך יתרונות רבים, כגון: פחות פניות של Outlook מול שרת הדואר.
מצד אחד ישנם פחות פניות מול השרת הדואר אך מצד שני ישנה יותר כתיבה (לפחות ביצירה הראשונית) וקריאה מתוך הדיסק המקומי ולכן גם כאן אנו צריכים לשמור על גודלי קובץ OST.
Outlook על כל גרסאותיו מושפע מגודל קובץ OST וככל שהקובץ גדול יותר כך הביצועים ברמת Outlook יהיו איטיים יותר ולכן כאן נכנס מאפיין נוסף אשר משפיע מול גודל קובץ OST והוא ביצועי דיסק.

גודל OST וחווית המשתמש

חווית המשתמש במקרה של קובץ OST תלויה במאפיינים הבאים: חומרה (בעיקר ביצועי דיסק) וגודל קובץ OST.
גודל קובץ OST מחולק לפי מספר פרמטרים:

• עד 5GB – המשתמש יחווה ביצועים טובים ברוב המקרים (תלוי חומרה)
• 5GB עד 10GB – המשתמש יחווה ביצועים פחות טובים עד סבירים ובמצב זה ביצועי המשתמש תלויים בחומרה
• 10GB ומעלה – במצב כזה המשתמש יחווה איטיות ברמת Outlook ולעיתים hang במעבר בין תיקיות
• 25GB ומעלה –  במצב כזה המשתמש יחווה איטיות וקיפאון לעיתים קרובות יותר במעבר בין תיקיות ואפילו עיכוב בהורדת מיילים

הערה: במצבים בהם ביצועי הדיסקים והחומרה (מעבד/זכרון) מהירים אנו נחווה איטיות רק כאשר גודל קובץ OST יהיה בסביבות 15GBB ואף יותר.

לכן ההמלצה הגורפת של קבוצת המוצר היא לעבוד עם קובצי OST שאינם גדולים ולוודא שביצועי הדיסקים מהירים בהתאם להמלצות.
מה עושים? כידוע החל מגרסת Outlook 2013 ניתן להגדיר את משך הזמן של הגדרת Cached Mode ובמצב כזה מומלץ לבצע חישוב של גודל תיבות דואר ובהתאם לכך להגדיר את משך הזמן ברמת Outlook.
*מאפיין נוסף שחשוב מאד הוא לוודא ולקחת בחישוב את כמות החיפושים שהמשתמש מבצע ביומיום ברמת Outlook.

במצב שלי הלכתי לאקסטרים…