Microsoft Teams הוא כלי בשירות Office 365 המאפשר לבצע קולבורציה בין משתמשים על גבי סביבות עבודה מבוססות צ’אט.

“Office 365 is the universal toolkit & today we added a new tool…. chat-based workspace.” – Satya Nadella

Microsoft Teams הוא כלי שנותן לנו סביבת עבודה מבוססת צ’אט וזמין לכלל המשתמשים בשירות Office 365 ולחבילות רישוי BE, BP, E1, E3,E5.
Teams מביא עימו חווית שימוש של סביבות עבודה מבוססות צ’אט חדשה וקצת שונה ממה שהכרנו עד כה עם סביבות המאפשרות לנו לשתף מידע ותוכן באופן עצמאי או בקבוצות עם יכולות שיתוף וקולבורציה מתקדמות ואפשרויות אינטגרציה מול Skype for Business ועם כלים נוספים גם צד שלישי.
חווית השימוש של Teams מרכזת בממשק אחד משתמשים, תוכן, שיחות צאט, אינטגרציה עם כלי Office נוספים, כגון: Planner, SharePoint, OneNote ובנוסף לכך כולל קונקטורים מול מגוון רחב של אפליקציות שונות, כגון: Twitter, Jira, Dynamic CRM ועוד.

איך Teams בנוי

Teams בנוי על טכנולוגיות קיימות:

• Office 365 Group – ניהול המשתמשים וגישה לקבוצות מבוסס על Groups
• Azure AD – אוטנטיקציה נעשית מול AAD ולכן ניתן להקשחי את הגישה עם Modern Authentication
• Exchange – יומן ופגישות מבוססות מול Exchange ומסנוכרנות מול Teams
• SharePoint – קבוצות ותוכן נשמרים באתר SharePoint
• OneNote – אובייקטים כגון: Notebook, sections נוצרים לכל קבוצה ונשמרים בOneNote

Teams מספק סביבת עבודה מודרנית של צ’אטים לקבוצות משתמשים ומאפשר שיחות קבועות, מתמשכות ומבוססות על גבי מידע מסוים. שיחות קבוצתיות מאפשרות לכל חברי הקבוצה לשתף את המידע אך מצד שני מאפשרות להגדיר שיחות שמוגדרות כפרטיות.

צורת העבודה של Teams מאפשרת לרכז את כל עבודת הצוות במקום אחד עם הכלים שעושים בהם שימוש ביומיום, כדוגמת: Office, Planner SharePoint ועוד.
מכיוון שכלי Teams נמצא בשירות Office 365 אנו מקבלים מספר יתרונות של עבודה עם קבוצות מבוססות Office 365 Groups, שימוש ביכולות Graph וטכנולוגיות intelligence נוספות.

Teams מאפשר לקבוצות לבצע הגדרות מותאמות בהתאם לאופי הקבוצה וליחוד שלה בארגון בין אם מדובר על קבוצות מנהלים או קבוצות של אנשי פרסום וכו’.
בכל קבוצה ניתן לבצע הגדרות מותאמות עם אפשרויות, כגון: ערוצים, טאבים, בוטים, קונקטורים, קבצים משותפים והצגת תוכן נוסף. הגדרות אלה מאפשרות אינטגרציה מלאה עם כלי Office השונים הקיימים בשירות Office 365.

Teams מצטרף לחבילה של כלים וכנולוגיות שעמם ניתן לבצע קולבורציה ולשתף מידע בין משתמשים, כגון:

• Skype for Business
• Exchange Online
• Office 365 Groups
• SharePoint
• Yammer

מבנה העבודה שבכל קבוצה ישנם ערוצים (Channels) שמספקים את התשתית לשיתוף התוכן בין חברי הקבוצה, בכל ערוץ ישנו מידע שמחולק לפי טאבים ובכל טאב ניתן להוסיף את התוכן הבא:

• שיחות והיסטורית שיחות
• כלי אופיס (PowerPoint, Word, Excel, OneNote)
• אינטגרציה עם Planner
• אינטגרציה עם PowerBI
• אינטגרציה עם SharePoint Online
• קונקטורים לאפליקציות נוספות
• בוטים לביצוע פעולות אוטומטיות
• אינטגרציה עם Team Services
• קבצים
• הערות

כאשר יוצרים קבוצה נוצר באופן אוטומטי ערוץ כללי שנקרא General ובתוך הערוץ ישנם מספר טאבים דיפולטים של שיחות, קבצים והערות ומכאן אנו יכולים להוסיף טאבים נוספים לפי הצורך.

עבודה עם קבוצות

יצירה של קבוצה ושל ערוץ, טאב או תוכן אחר הם פעולות יחסית פשוטות אך מאחורי הקלעים ישנו תהליך מסוים שמתרחש מול שירות Office 365.
כאשר אנו יוצרים קבוצה אנו יכולים ליצור על סמך קבוצה קיימת או ליצור קבוצה חדשה לגמרי, הקבוצות שנוצרות הם קבוצות מסוג Office 365 Group והגדרות מסוימות שאנו מבצעים מתוך Teams חלים על אותם קבוצות קיימות של Office 365 Groups.

במידה ויוצרים קבוצה חדשה מתוך Teams מאחורי הקלעים נוצרת קבוצה פרטית גם בOffice 365 Groups ולכן אם ישנו פוליסי ברמת Azure AD על קבוצות אותו פוליסי חל גם על קבוצות ויצירת קבוצות בTeams. לדוגמא, אם ישנו פוליסי ברמת Azure AD שאינו מאפשר למשתמש רגיל ליצור קבוצות, אותו משתמש לא יוכל ליצור קבוצות מתוך Teams.
משתמש שיצר קבוצה הופך באופן אוטומטי לבעל הקבוצה (Owner) עם הרשאות  המאפשרות להוסיף או להסיר משתמשים,  לשנות הגדרות גישה, לשנות את שם הקבוצה ועוד.

ברגע שמשתמשים התווספו לקבוצה הם יכולים לבצע פעולות בתוך הקבוצה, כגון: העברת מסרים, שיחות וידאו, לשתף תוכן ועוד.
המגבלה של חברים קבוצה היא 600 משתמשים ולכן אם צריך קבוצה גדולה יותר ניתן לעבוד עם Yammer.

שיחות קבוצתיות, אפליקציות ותוכן

הפוקוס העיקרי של Teams הוא ביכולת לחבר בין חברי הקבוצה בזמן קצר, לבצע שיחות בצורה אינטראקטיבית ומכל מקום ומכל התקן. שיחות בקבוצה יכולות להיות ציבוריות או פרטיות וישנם מספר הבדלים בינהם:

• שיחות קבוצתיות זמינות לכולם בקבוצה
• שיחות קבוצתיות משתקפות ונראות (visible) לכל חברי הקבוצה
• שיחות פרטיות זמינות רק לחברי הקבוצה ומאפשרות בין היתר יכולות, כגון: אודיו,וידאו ושיתוף קבצים
• בשיחה קבוצתית קובץ משותף נשמר בתוך Document library
• בשיחה פרטית קובץ משותף נשמר בתיקיית Microsoft Teams Chat Files

אם כך מה כל כך שונה וחדש בTeams הרי יש לנו את Skype for Business שיכול לתת לנו את כל אותן אפשרויות ואת Yammer שמאפשר לנו ליצור רשת ארגונית בארגון?
Teams מביא עימו בשורה אחרת ומעט שונה באופן שבו משתמשים מעבירים ומשתפים מידע והצורך לתקשר בזה הרגע וליידע את המשתתפים במידע הרלוונטי.

בנוסף לכך ישנם אפשרויות מינוריות אך אלה אותם אפשרויות שעושים את ההבדל למשתמשי הקצה בארגון ומביאים את ההבדל מול מערכות קולבורציה אחרות, כגון: אפשרויות של יצירת קבוצות לפי הצורך (פרויקט ארגוני למשל), יצירת פגישות עכשוויות ודבר נוסף עד כמה שישמע פחות רלוונטי הוא הצורך של חברי הקבוצה לעבוד עם צאט מודרני שכוללים: ממשק מודרני יותר, ממים ואינספור אנימציות.

פגישות מסוג Team Meeting

פגישות צוות ובכלל פגישות Team Meeting ניתנות לביצוע באמצעות ההתקנים השונים ומאפשרות לבצע שיחות אחד על אחד ושיחות מרובות משתתפים עם היכולות הבאות:

• העברת מסרים
• אודיו
• וידאו
• שיתוף מסכים
• הוספת חברים נוספים לפגישה

בנוסף לכך ניתן לקבוע פגישה מתוזמנת של Team Meeting לחברי הקבוצה מתוך Teams ואותה פגישה תשלח לכל חבר שהוזמן לקבוצה.

לאחר הצטרפות לפגישת Team Meeting ניתן להשתמש ביכולות Gallery View של מספר משתמשים אשר מציגים וידאו בו זמנית בחלק הקדמי של השיחה (בדומה ליכולות Skype for Business).

עבודה עם קבצים

בכל ערוץ ניתן לשתף קבצים באופן פרטי או לכלל חברי הקבוצה והקבצים נשמרים בSharePoint Online בהתאם לאופן שבו שומרים את הקבצים, כלומר שיתף לכלל חברי הקבוצה שנעשה מול group document library או Microsoft Teams Chat Files.  ישנם מספר אפשרויות לעבודה עם קבצים, בין אם זה קבצים שניתן להעלות לקבוצה בשיחה, קבצים שניתן להעלות לאחד הטאבים או לחלופין יצירה באמצעות Office Online.

בנוסף לכך ניתן לבצע פעולות נוספות במסמכים, כגון: עריכה מול Office Online, עריכה מול Office Pro, העברה בין טאבים, הורדה ויצירת טאב מבוסס קובץ.

עבודה עם Planner

Planner מאפשר לארגן את עבודת הצוות (Team Work) בצורה פשוטה יותר ועם אינטגרציה למערכות ושירותי ענן נוספים ע”י יצירת תוכניות עבודה והקצאת משאבים, הדרך שבה יוצרים תכנון עבודה ומארגנים את המשימות מאפשר לכל משתמש להקים תוכנית עבודה ולהתחיל לנהל ולעקוב אחר המשימות בתהליך ללא ידע מוקדם בניהול פרויקטים, מידע נוסף.

Teams מאפשר אינטגרציה מול Planner בין אם זה במעקב וביצוע משימות קיימות שנוצרו מתוך Planner או ביצירת משימות חדשות מתוך Teams, לאחר יצירת Plan ניתן להגדיר משאבים ולחלק משימות, אחד ההבדלים שTeams מביא עימו הוא האפשרות ליצור מספר Plans באותו ערוץ כאשר Planner מאפשר ליצור Plan אחד מול Group אחד.

מתוך אותו ערוץ שהגדרנו Plan ניתן להשתמש בכל עת ביכולות של העברת מסרים, לבצע שיחת Team Meeting, להעלות קבצים וכו’.

עבודה עם SharePoint

Teams מבצע אינטגרציה מול SharePoint Online החל מיצירת הקבוצה:

• Teams יוצר אתר SharePoint לכל קבוצה
• כל ערוץ מקבל תיקייה בתוך אתר SharePoint
• קבצים של הקבוצה נשמרים באתר SharePoint של הקבוצה
• במידה ועובדים עם OneNote כל התוכן נשמר באתר SharePoint

כאשר אנו יוצרים טאב SharePoint אנו למעשה מקשרים את האתר שלנו לתוך Teams ומאפשרין בתוך Teams ליצור תכנים חדשים ולצרוך תכנים קיימים, פעולות שאנו מבצעים בטאב SharePoint נשמרות באתר SharePoint Online בצורה מלאה.

עבודה עם PowerBI

PowerBI הוא אחד הטכנולוגיות החדשות לניתוח מידע ארגוני ומאפשר לנו להציג מידע על פעולות של משתמשים, פעולות שנעשות על מערכות בארגון ומידע רב נוסף שאנו בוחרים לנתח.

Teams מאפשר תצוגה של דוחות PowerBI קיימים בארגון עם אפשרויות של תצוגה לפי מדדים, נכיסה לתתי נושאים וקטגוריות במידע והוצאת המידע לקובץ חיצוני.

התקנים ואפליצקיות

Teams מאפשר לנו להתחבר עם מספר התקנים ואפליקציות:

• ממשק Web – אנו יכולים להתחבר אל הממשק האינטרנטי של Teams ולבצע פעולות שונות ובסיסיות בלבד
• אפליקציית Desktop – מאפשר להתחבר אל Teams ולבצע את כל הפעולות האפשריות הקיימות בTeams
• אפליקציית מובייל – אפליקציה המאפשרת להתחבר לTeams ולבצע פעולות מתקדמות

למאמרים נוספים וטיפים http://blogs.microsoft.co.il/eshlomo9/tag/microsoft-teams/