שיפור ביצועי Outlook מול Autodiscover

לאחרונה נתקלתי במספר מקרים בהם תהליך Autodiscover של Outlook לקח זמן רב ואף נכשל במקרים מסוימים, הבעיה הופיעה מול שרתי דואר מקומיים וגם מול שירות Exchange Online.
(התופעה מתייחסת לתצורות של Exchange Online)
התופעה הנ”ל אינה חדשה כלל אך מופיעה לעיתים קרובות מאד בארגונים שונים ובתצורות שונות של שרתי דואר בארגון.
התופעה היא שבמהלך הגדרת פרופיל Outlook (ברוב המקרים), ביצוע לוגין וזיהוי Autodiscover מחדש Outlook אינו מצליח למצוא את שרת הדואר ולכן אינו מאפשר הגדרת פרופיל Outlook ומבקש לבצע rerty על התהליך שוב או לחלופין אינו מאפשר לעשות שימוש מול יכולות שונות מתוך Autodiscover.

חשוב להדגיש כי התופעה מופיעה לרוב בארגונים בהם שם הדומיין והערך SMTP זהים.

מה קורה בתהליך?

כאשר מגדירים פרופיל חדש מתבצע זיהוי אוטומטי כחלק מתהליך Autodiscover והדומיין הראשון שהתהליך פונה אליו הואhttps://elishlomo.us/autodiscover/autodiscover.xml. במצב כזה בגלל שכל הערכים של SMTP ושל הדומיין הפנימי זהים הפניה תתבצע לכתובות של הדומיין הפנימי (מול Domain Controllers), כל תהליך כזה של מציאת הכתובת אורך 20 שניות ולכן אם ישנם DC’s רבים התהליך אורך זמן וגם במקרה של Time Out והודעת Retry.
לאחר Time out מתקבלת הודעה של ביצוע הגדרות ידניות ואפשרות retry להמשך הגדרת הפרופיל.

בתהליך Autodiscover פרופיל Outlook מנסה לגשת לכתובת של root domain ואין לנו אפשרות לשנות זאת (hard-coded) ברמת Outlook ולכן אנו יכולים לבצע שינוי ברמת התחנה ולאפשר לתהליך לדלג על אפשרות חיפוש של Root domain.

גם בתרחישים של תיבת דואר בענן עם רשומת Autodiscover שפונה אל הענן ועדיין ישנו SCP מול שרת דואר מקומי אנו עלולים לקבל את הודעת השגיאה.

פתרון

בכדי למנוע בעיות מסוג זה ניתן להגדיר ערך ExcludeHttpsRootDomain שיאפשר לתהליך לדלג על חיפוש root domain וע”י כך יקצר את החיפוש לכתובת הבאה בתהליך עם Autodiscover.

• ידני – ניתן להגדיר ישנית ע”י הערך הבא:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover]
“ExcludeHttpsRootDomain”=dword:00000001

• Group Policy – ניתן להגדיר באמצעות Group Policy ע”י אפשרות Exclude the root domain query based on your primary SMTP address.

מידע נוסף לגבי בעיות מול Autodiscover בקישור הבא https://support.microsoft.com/en-us/help/2212902/unexpected-autodiscover-behavior-when-you-have-registry-settings-under-the-autodiscover-key

הערה: ישנם ארגונים שמגדירים את הערך הנ”ל מלכתחילה בכדי לשפר ביצועים של Outlook מול Exchange Online.