איזה כלי ופלטפורמה עדיפה לארגון שלי עם Office 365?

כלי הניהול בשירות Office 365 מכילים אינספור כלים שנותנים מענה לכלל המשתמשים בארגון, בין כל אותם כלים ישנם מספר כלים מרכזיים, כדוגמת:

• Skype for Business Online
• Yammer
• Teams
• Groups

בנוסף לכלים אלה ישנם כלים נוספים שהם חלק מכלי הפרודוקטיביות בשירות Office 365, כגון: Planner, SharePoint, ODfB וכו’.
הכלים שהתפתחו בתקופה האחרונה גרמו למעט תהיות אצל מקבלי החלטות בבחירה של הכלי הנכון לארגון ולמשתמשים, האם להשתמש עם Groups או עם Teams?, אין ספק שכאשר מביטים על כל הכלים ניתן בקלות ללכת לאיבוד ואף לקחת את ההחלטה הלא נכונה של איזה כלי ופלטפורמה נכונה לארגון שלי.

לצד התפתחות הכלים של Office 365 השתנה אופי העבודה של המשתמשים בארגון וכיום משתמשים ניידים יותר, בעלי דרישות גבוהות יותר ולעיתים גם לא מתפשרים על המערכת שעמם עובדים (למרות שהם לא בוחרים את המערכת עדיין ישנו הבדל בין מערכת שקלה לאימוץ לבין מערכת שקשה לאמץ אותה ולא נעשה בה שימוש ע”י המשתמשים).

בהרצאות וסשנים שאני מעביר על ניהול ופרודוקטיביות של Office 365 תמיד עולה השאלה מהו הכלי העדיף לארגון? ותמיד אני עונה באותה תשובה שיכול להיות שצריך את כל הכלים בארגון.
תשובה שמעלה באותו רגע דיון סוער, אבל אם נחשוב על אופי המשתמשים כיום נוכל לקבל תמונה כללית של משתמשים שעובדים עם אינספור אפליקציות במכשיר האישי שלהם.

לדוגמא, אם נקח משתמש רגיל ולא טכנולוגי במיוחד עם מכשיר חכם נוכל לראות אצלו במכשיר בין היתר את האפליקציות הבאות: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, pinterest ועוד אפליקציות נוספות. משתמש כזה מבלה מספר שעות בשבוע עם כל אפליקציה ובכל אפליקציה משתף את התוכן הרלוונטי.
כידוע בכל אפליקציה ישנו תוכן רלוונטי, אם זה Instagram אז לרוב נשתף שם תמונות ואם LinkedIn אז נעלה תוכן טכני ומקצועי וכן הלאה. לכן עולה השאלה האם מישהו לימד את אותו משתמש לעבוד עם האפליקציות? האם הוא עבר הדרכה? בכל התשובות זה יהיה לא, כי כיום המשתמשים מבינים לבד את האפליקציות, לומדים אותם לבד ומבלים בהם בהתאם.

נחזור אל הכלים של Office 365 ונבין שאנו כן יכולים לאמץ את כולם כי כל אחד נותן מענה לצוותים אחרים, מחלקות אחרות ולפלח שונה בארגון, אם נקח לדוגמא את הדוגמאות הבאות נוכל להבין איך זה יכול להסתדר לארגון של כל אחד מאיתנו:

• SfB Online – כלי תקשורת לשיחות וידאו, אודיו ושיתוף מידע שמאפשר לנו לדבר עם כל אחד ולתקשר בכל עת, במידת הצורך לשתף מידע והכל מיידי. מתאים למשתמש שצריך לתקשר באופן מיידי ולשתף מידע.
• Office 365 Groups – סביבת עבודה משותפת עבור דואר אלקטרוני, שיחות, קבצים ואירועים מתבסס על Outlook. מתאים למשתמש שרוצה לשתף תוכן על גבי Outlook ולא באופן מיידי.
• Teams- סביבות עבודה מבוססות Chat ומאפשר לרכז את כלל העבודה של המשתמשים עם שיחות, קבצים, תכנון עבודה וחיבור מול אפליקציות שונות. מתאים למשתמש שצריך לרכז את כלל העבודה ולעבוד עם קבוצות, תקשורת מיידית וניהול משימות תוך כדי שימוש באפליקציות נוספות.
• Yammer – פייסבוק לעסקים, מאפשר לנהל פיד משותף, קבוצות עניין, צ’ט ועוד. למשל מתאים לאנשי שיווק שרוצים לקדם נושאים בארגון.

בכל ארגון ישנם משתמשים שונים בעלי אופי עבודה שונה וצורת עבודה שונה, ויחד עם זאת כל אחד מהם צריך את הכלי והפלטפורמה הנכונה לעבודה משותפת עם עמיתים בחברה ולכן כל אפליקציה וכל כלי נותן מענה לסוג מסוים של צוותים, משתמשים וכו’.

לסיכום

כל אחד מאתנו חושב אחרת ועם מידע אשר משותף לפטפורמה שנמצאים בה עשרות אנשים או יותר אנו מקבלים תשובות, חשיבה שונה ואולי חשיבה טובה יותר לגבי עצה, רעיון וכל מידע שאנו משתפים.
למשל, אם נעלה ב-Yammer את הרעיון העסקי שאנו משתפים לחברים וקולגות נוכל לקחת את כל התגובות ולהוציא רעיון או יוזמה שיאפשר להציג אותו הלאה בצורה מצוינת יותר.

לחלופין אם נרצה לנהל פרויקט עם צוות של כמה משתמשים ולרכז את כל המידע, לתכנן משימות ולתקשר עם חברי הצוות נוכל לעבוד עם Teams.
נחזור לשאלה שנשאלה בתחילת המאמר, איזה כלי ופלטפורמה עדיפה לארגון שלי? כל ארגון הוא שונה אבל בכל ארגון ישנו אופי עבודה שונה בין צוותים שונים ולכן אנו יכולים להתאים את הצורך של כל אחד מהם על סמך הכלים השונים שקיימים בשירות Office 365.