המאמר הבא מתאר את הדגשים והאפשרויות בעת ניהול פגישה מסוג Online Meeting ע”י Skype for Business\Lync.

ניהול פגישות Online Meeting אינו משהו מסובך או מורכב אך עדיין ההבדל בין הצלחה לכשלון בפגישות Online Meeting הוא מאד דק וישנם המון דגשים בניהול פגישות, החל מפגישה עם מספר בודד של משתתפים לבין פגישות עם מאות ואף אלפי משתתפים.

כאשר אנו נמצאים במצב שבו אנו צריכים להעביר פגישה, כגון: פגישת הדרכה/מכירה, יום עיון או כל סשן אנו צריכים לתכנן את הפגישה ולהכין אותה בהתאם, המטרה הסופית בפגישה היא להצליח כמו בפגישה Face to Face.

בשורה התחתונה אנו צריכים לוודא שחווית המשתתתף בפגישה תהיה מצוינת!

דגשים בניהול פגישה Online Meeting

תכנון הפגישה

בשלב הראשון של הכנת הפגישה אנו צריכים לתכנן את הפגישה בהתאם למאפיינים הבאים:

– כמות משתתפים
– תוכן של הפגישה
– אפשרויות בפגישה

למשל אחד ההבדלים הוא בין פגישה של 2-3 משתתפים או פגישה עם 100 משתתפים.

ההבדל הגדול בינהם הוא כאשר מעבירים פגישות קטנות אנו יכולים לנהל את הפגישה, כלומר להעלות תוכן, לענות על שאלות, להחליף תכנים, להעביר מצגת וכו’.
בפגישה של כמות משתתפים גדולה אנו לא יכולים לבצע את כל אותן פעולות שהוזכרו בגלל הכמות וכן ניהול הפגישה ולכן זה מצריך שתהיה לפגישה מנהל או מרצה נוסף אשר מבצע את כל אותן פעולות.

ישנם פגישות בהם אין צורך לענות על שאלות או להחליף תוכן במהלך הפגישה ועדיין ניתן לבצע פגישות גדולות עם מרצה אחד, כיום רוב הפגישות שמבוצעות מכילות כמות משתתפים גדולה עם תוכן ואינטאקרציה בין המשתתפים ולכן צריך לוודא את כמות המשתתפים, תוכן ואפשרויות.

בסופו של דבר אנו צריכים להבין כמה הפגישה תהיה אינטראקטיבית ותכלול אינטראקציה מול המשתתפים.

ציוד ומשאבים

אחד הגורמים החשובים והשמפיעים על מהלך הפגישה הוא המיוד עמו אנו עובדים במהלך הפגישה.
הציוד נחלק למספר פרמטרים שלהם צריך לדאוג טרם ביצוע הפגישה:

חדר

החדר שבו אנו נמצאים חשוב מאד ואנו צריכים לוודא האם אנו משתמשים ביכולות אודיו או וידאו, החדר שממנו אנו מציגים הוא חשוב מאד וצריך לוודא שאנו מציגים מתוך חדר שיש בו את הדגשים הבאים:

-החדר אינו גדול מידי ואין רעשים מסביב
– אין משתמשים נוספים עם Skype for Business\Lync-
במידה ומציגים וידאו צריך לוודא שהחדר אינו מכיל אור חזק מידי

תקשורת

תקשורת הוא דבר מאד בסיסי אך צריך לוודא מהיכן אנו מעבירים את הפגישה, האם רשת אלחוטית או רשת קווית והאם יש לנו רוחב פס מתאים להעברת הפגישה.

אודיו

כאשר אנו נמצאים בשיחה שדורשת להציג ולהשתמש בהתקני שמע אנו צריכים לוודא שהציוד הוא ציוד תקין ומומלץ להשתמש בציוד שמוגדר כציוד Certified עם דגשים, כגון:

– לוודא שמחובר למחשב מיקרופון תקין עם שמע איכותי
– לוודא שאנו נמצאים עם רמוקלים תקינים
– במידה ומשתמשים עם אוזניות-מיקרופון צריך לוודא את ששניהם עובדים

הערה: במידה ומשתמשים בציוד מיקרופוני עם רמקול חיצוני צריך לוודא שאין Echo בשמע צד המשתתף

ניתן לבצע בדיקה מול באמצעות כניסה אל הפגישה או באמצעות Check Qulity

בדיקת Check Quality

מתוך ממשק ה-Skype for Businessלחיצה על אפשרויות/Options או מקש ימני על אפשרויות/Options > בחירה ב-Tools ולאחר מכן Audio Device Settings.

לאחר מכן נבחר ב-Check Call Quality שיפתח חלון בדיקה.

בחלון שנפתח נקבל פתיח שמבקש מאתנו לומר כמה מילים בכדי לבדוק את איכות ההתקן, בסיום נשמע את אותה בדיקה.

וידאו

במידה ואנו צריכים להפעיל וידאו נוודא שאנו משתמשים בציוד שמוגדר כציוד Certified ולאחר מכן נבצע בדיקות, כגון:

– כניסה אל הפגישה והפעלת וידאו
– בדיקה מול משתמש בדיקות ובדיקת איכות הוידאו

ציוד ייעודי

במידה וישנו ציוד ייעודי עם מערכת צד שלישי או חדר ישיבות ייעודי צריך לוודא את תקינות המערכת מול וידאו ושמע.

הקלטה

צריך לדעת מראש האם אנו מאפשרים הקלטה ברמת משתתף או מציג בלבד

הכנת הפגישה

לאחר שהבנו מהי סוג הפגישה אנו צריכים להכין את הפגישה ואת כל מה שנדרש להציכ בפגישה, החל מיצירת זימון ועד להצגת תכנים.
כאשר אנו יוצרים את הפגישה מתוך Outlook אנו צריכים לדעת מה התוכן שאנו מעלים לפגישה ומהם האפשרויות של המשתתפים ברגע הכניסה לפגישה

איך יוצרים פגישה ללא תוכן

הערה: מתאר הכנת פגישה בסיסית ללא תוכן

יצירת פגישה היא פשוטה אך ישנם אפשויות נוספות בפגישה שיכולות להשפר את החוויה של הפגישה

מתוך Outlook ניצור פגישה מוסג Skype Meeting
בפגישה שנוצרה נוודא שהנתונים של הפגישה נכונים:

– שדה Join Skype Meeting נמצא עם קישור תקין ועובד
– מזהה הפגישה הוא ייחודי
– מספר התקשרות ע”י שדה Join by Phone תקין ועובד

הערה: יש לבדוק שהקישורים עובדים ומספר הגישה (שלוחה) עובד ללא בעיה מול מזהה הפגישה

לאחר שבדקנו את את נתונים הגישה של הפגישה נכין את האפשרויות הנוספות בפגישה:

מתוך חלון הפגישה נבחר באפשרויות פגישה (Meeting Options) ובחלון החדש נוודא את האפשרויות הנוספות בפגישה:

– לובי – לאחר שנכנסים לפגישה ישנה אפשרות להמתין בלובי או להתחבר ישירות לפגישה, אנו יכולים לבחור בפגישות מסוימות שמשתתפים ימתינו בלובי בכדי שלא יהיו התכתבויות בפגישה לפני או מכל סיבה אחרת
– מציג – אנו יכולים לבחור מי יהיה המצג בפגישה, משתמש מתוך הארגון, כל משתתף חיצוני או רק מי שמכין את הפגישה
– הגבלת הפגישה – מה משתתפים יוכלו לבצע בעת כניסה לפגישה, האם להעביר מסרים, להשתיק את המיקרופונים של כולם או לחסום וידאו

הערה: האפשרויות הנ”ל ניתנות לשינוי בכל עת בפגישה

לאחר שהכנו את הנתונים הבסיסיים בפגישה ניתן לשלוח את הפגישה לנמענים

הערה: מומלץ לשלוח למשתתפים הוראות התחברות לפגישה שכולל התחברות מכל התקן אפשרי.

איך יוצרים פגישה עם תוכן

הערה: יצירת פגישה עם שמירת התוכן

כאשר יוצרים פגישה על סמך הפעולות הקודמות אנו יכולים להכין גם את התוכן בפגישה טרם שליחת הזימון לנמענים, לאחר יצירת הפגישה מבצעים את הפעולות הבאות:

כניסה אל הפגישה ע”י Join Skype Meeting
בחלון הפגישה של Skype\Lync נתחיל להכין את התוכן, בין אם זה הכנת סקר או העלאת מצגת
בחלון הפגישה נעלה את התוכן הרצוי מתוך אפשרויות הצגה (Present) שם נוכל להעלות תוכן מסוג: מצגות, קצבים, סקר, לוח והערות.

לאחר שמוודאים את העלאת התכנים בצורה תקינה אנו יכולים לסגור את הפגישה
לאחר מכן נפתח שוב את הפגישה ונוודא שכל התוכן שהעלינו נמצא
לאחר מכן נשלח את הזימון לנמענים

חווית המשתתף

בכדי שנבין מהי חווית המשתתפף אנו צריכים לשלוח את הפגישה אל משתמש בדיקות בכדי שנוכל לוודא שמצד המשתתף חווית הגישה והחיבור אל הפגישה הינו פשוט וקל.
הבדיקה צריכה להיעשות בחיבור אל הקישור (Join Skype Meeting), חיבור אל מספר השלוחה (Join by Phone), חיבור באמצעות Skype for Business Web App.

מהלך הפגישה

לאחר שביצענו תכון קצר, הכנות, בדקנו ציוד ושלחנו את הזימונים לנמענים אנו צריכים לנהל את הפגישה, ניהול הפגישה הוא החלק הכי חשוב ואנו צריכים לוודא שמהלך הפגישה אנו ממוקדים ולא מאבדים את המשתתפים.

בכדי שמהלך הפגישה יהיה מולצח, כגון: סשן הדרכה או פגישה מעל שעה אנו צריכים לוודא שיש לנו (בצד) תיאור מהלך הפגישה ואפילו כתוב בכדי שהפגישה תהיה בעלת ערך.

במהלך הפגישה עלולים להיות שינויים בעקבות השתתפות או שאלות רבות שעולות, מצב מסוג זה עלול להיות בעייתי כי אין אפשרות לענות על כל השאלות באותו רגע אך כן צריך לעדכן את המשתתפים שיהיה מענה על השאלות.

תחילת הפגישה

לאחר שכל המשתתפים נמצאים בפגישה בין אם נכנסו ישירות או בוצע אישור בגלל אפשרות לובי (Admit) צריך לוודא שאין בפגישה רעשים בגלל משתתף כלשהוא, במידה וכן ניתן לשלוט על אפשרויות השתקת אודיו למשתתפים.

נוודא שכל המשתתפים נמצאים במצב Attendees ולא הגדרה אחרת (אלא אם כן ישנו מציג נוסף)

לפני תחילה של העברת הסשן נוודא את תקינות הפגישה ושאין בעיות שמע/וידאו מול המשתתפים, במידה וישנה בעיה צריך לטפל בבעיה לפני תחילת הסשן ולא להתחיל סשן עם בעיות שמע/וידאו.

לאחר מכן צריך להנחות את המשתתפים לגבי הסשן ולהדגיש נושא של השתקת אודיו, מענה על שאלות וסקרים.

מהלך הפגישה

במהלך הראשון של הסשן נציג את התוכן הרצוי של הפגישה

לאחר מכן נוודא שאנו נותנים מענה לשאלות של המשתתפים

לאחר כל סיום סשן צריך להעלות סקר עם שאלות לגבי הסשן שהסתיים

הערה: במידה והוחלט לאפשר הקלטה למשתמשים יש לעדכן את המשתתפים על כך.

שאלות ותשובות

במהלך הסשן עולים שאלות רבות ע”י המשתתפים, ישנה אפשרות לסגור את האפשרות של העברת המסרים ברמת המשתתפים וישנה אפשרות נוספת של שאלות תשובות ייעודי במהלך הסשן.

ביטול העברת מסרים

ניתן לבטל העברת מסרים ע”י הגדרה מתוך אפשרויות במהלך יצירת הפגישה או במהלך הפגישה, בכדי לבטל במהלך הפגישה יש לבצע את הפעולות הבאות:

במהלך הפגישה לבחור ב-Invite More People ולסמן את No Meeting IM

מומלץ שיהיה התקן חלופי במהלך סשן ארוך בכדי להימנע מבעיות שמע, במידה וישנה בעיהף במידה ועובדים עם התקן שמע (Better Together) עם חיבור USB, כגון: LifeChat LX-6000 או Skype for Business Phone Edition אחר ניתן לחבר או לנתק את ההתקן במהלך השיחה לפי הצורך לפי הפעולות הבאות:

חיבור ההתקן למחשב

בחירה של ההתקן מתוך ממשק ה-Skype for Business Client.

אם החיבור נעשה במהלך השיחה ניתן לבחור מתוך

במידה ומציגים תוכן מסוים של מצגות בפגישה מומלץ לאפשר למשתמתפים להוריד את המצגות.

ניהול ע”י גורם נוסף

במידה והפגישה היא פגישה גדולה שמצריכה מציג או מנהל פגישה יש לוודא תיאום בין המגיש למנהל הפגישה או מציג נוסף בפגישה.

בסנריו שישנו מציג/מנהל נוסף אנו המציג המתמקד בסשן הטכני ומאפשר למציג/מנהל נוסף לנהל את הפגישה ולענות על שאלות, לוודא תקינות בפגישה וכו’.

חשוב לוודא שאין מענה רב על שאלות ע”י המציג/מנהל הנוסף שילות לגרום להסחת דעת של המשתתפים נתוך התוכן המרכזי.

סיום הפגישה

בסיום הפגישה נבצע סיום פגישה פורמלי ונוודא שכל המשתתפים יודעים על סיום הפגישה

התוכן שהוצג בפגישה ישלח למשתתפים בהתאם לסשן

הערה: בפגישות מסוג Online Meeting עמידה בזמנים היא קריטית ויש לעמוד בתחילת, מהלך (הפסקות) וסיום הפגישה.

סיכום

אלה הם חלק מדגשים רבים שיש לבצע לפני, במהלך הפגישה ובסיומה בכדי לבצע פגישה מוצלחת.

במהלך פגישות חשוב להיות עירני לכל המתרחש בפגישה ולא לאבד את המשתתפים בגלל שאלות רבות או גורם אחר שיכול לגרום להסחת דעת במהלך הפגישה.