חסימת הורדה ושיתוף OneDrive for Business
הפיצ’ר של חסימת הורדת קבצים יצא לאחר בקשה בפורטל User Voice שהצליח לגרום ליותר מ2500 עוקבים להצביע ולהשפיע, וכתוצאה מכך Microsoft החליטה להוסיף אפשרות של חסימת הורדת קבצים ופעולות שונות מול נמענים חיצוניים מתוך OneDrive for Business ומתוך SharePoint Online.
חשוב להדגיש כי האפשרות של חסימת קבצים היא רק לקישורים והגדרה במצב של Share view-only links, כלומר אם ישנם קישורים שמכילים אפשרות אחרת של עריכה לא תהיה אפשרות לחסימה של הורדת קבצים.
*הממשק החדש מכיל אפשרויות חדשות המאפשרות חסימה לפי מספר תנאים שונים
הבעיה כיום
כיום ישנה בעיה מהותית של זליגת מידע מתוך OneDrive for Business ומול SharePoint Online כאשר משתמשים משתפים קישורים, מזמינים נמענים חיצוניים לתיקיות המכילות מידע ומשתפים תוכן ארגוני, ולעיתים קרובות מדובר על תוכן רגיש של הארגון.
בין כלל פעולות השיתוף הקיימות כיום נמענים יכולים לגשת למידע, להוריד מידע ולעשות פעולות שונות וללא הגבלה על סמך מדיניות כלשהיא. ישנם מקרים בהם ישנה אכיפה באמצעות מערכת נוספת כדוגמת Microsoft Cloud App Security או באמצעות מערכת Azure Information Protection שמאפשרים יחדיו לאכוף הגנה על קבצים, להצפין קבצים ולנטר שימוש של קבצים ופעולות שונות.
הפתרון
הפתרון לבעיה של שיתוף והורדת מסמכים היא באמצעות חסימה של הורדת קבצים, וזה אומר כאשר משתמש ירצה לשתף מסמך תהיה אפשרות נוספת והיא חסימה של הורדת קבצים או וכמו שזה נראה בממשק Block Download for Anyone and Organization.
בנוסף לחסימה של הורדת עותק של הקובץ, התווספו אפשרויות נוספות, כגון: חסימת הדפסה, חסימת של העתקת טקסט. ולכן האפשרות היחידה במצב זה היא לצרוך את הקובץ במצב קריאה בלבד ע”י הנמען באמצעות ממשק Office Online.
ישנם מספר הבדלים בתצורת עבודה של עריכה ושיתוף מלא לבין אכיפה עם מצב קריאה וחסימת הורדה. כאשר משתפים קובץ לנמענים חיצונים ישנה אפשרות של חסימה:
במצב של שיתוף מול נמען מוכר או חלק מהארגון אין אפשרות לבצע חסימה בגלל סוג ההרשאה
במידה והאפשרות של חסימת הורדה אינה זמינה שיתוף הקובץ ייראה בצורה הבאה
לאחר שיתוף הקובץ מול נמען חיצוני אין אפשרות לבצע פעולות שונות על הקובץ ולצרוך אותו במצב קריאה בלבד
