כלי Office 365 Planner הינו חלק משירות הענן של Office 365.

Office 365 Planner מאפשר לבצע ניהול ומעקב אחר פרויקטים או משימות, השירות נמצא כרגע בגרסת Preview ובקרוב יגיע לכלל הלקוחות.

מה הוא Office 365 Planner?

Planner מאפשר לארגן את עבודת הצוות (Team Work) בצורה פשוטה יותר ועם אינטגרציה למערכות ושירותי ענן נוספים ע”י יצירת תוכניות עבודה והקצאת משאבים, הדרך שבה יוצרים תכנון עבודה ומארגנים את המשימות מאפשר לכל משתמש להקים תוכנית עבודה ולהתחיל לנהל ולעקוב אחר המשימות בתהליך ללא ידע מוקדם בניהול פרויקטים.

כאשר עובדים עם Planner ישנם מספר יתרונות ואפשרויות:

• יצירת תוכנית עבודה
• סידור וארגון משימות
• שיתוף ושיוך קבצים על כל משימה
• הקצאת משאבים לכל משימה
• אינטגרציה מול היסטורית שיחות
• אינטגרציה מול OneNote
• ממשק גרפי ופשוט לניהול עם לוח ותרשים
• כל לוח מכיל את המשימות הספציפיות
• כל תרשים מכיל חלוקת משימות לפי משאבים

מאפייני Planner

קבוצות (Groups)

כל תוכנית היא חלק מקבוצה עם קשרי גומלין בין תוכנית לקבוצה, כאשר יוצרים תוכנית באופן אוטומטי נוצרת קבוצה.
החברים בקבוצה הם אותם משתמשים שמוקצים למשימות, הקבוצה היא מסוג Distribution Group.

לוח (Board)

בכל תוכנית ישנו לוח וכל לוח הוא הרמה העליונה של התוכנית אשר מכילה את המשימות., בכל לוח ישנם משאבי מסוג משתמשים אשר חברים בתוכנית.

קלפים (Cards)

בכל לוח ישנם קלפים ולכן בכל תהליך הקלף מוצג כמשימה, לכל קלף ישנו תאריכי ביצוע, קבצים מצורפים, קטגוריות ועוד.

מסמכים

ישנה אפשרות להוסיף מסמכי אופיס ולערות אותם ברמת הקלף ולאחר הוספת מסמך אנו יכולים לראות בתצוגה מקדימה את המסמך, תכונה זאת מאפשרת להבין איזה סוג מסמך מצורף למשימה.

שיחות (Conversation)

לכל קלף ישנו היסטורית שיחות אשר נשמרת בקבוצה ולכן כל משימה שמכילה מיילים תוצג בקבוצות ממשק שיחות.

התראות

קלפים מכילים התראות ולכן כל משתמש שמוגדר עם משימה מקבל התראה לגבי שיוך למשימה או לשיחה, ההתראה מתקבלת במייל ראשוני ולאחר מכן בפורטל.

Buckets

קלפים מאורגנים בלוח ע”י עמודות בתוך Bucket שהוא מעין כמו רשימה או פנל שניתן לראות בו את כל המשימות.

צבעים וקטגוריות

משימות שנמצאות בתוך Bucket ניתנות לתיוג ע”י צבעים שונים והערות על כל צבע.

תצוגות

מגיע עם שלושה תצוגות חשובות של משימות ופרויקטים:

• מרכז התוכניות – מציג בצורה כללית את כל התוכניות שקיימות אצלי
• משימות אישיות – מרכז את כל המשימות האישיות שמשתמש מוקצה אליהם
• תרשים – תצוגה אינטראקטיבית שמציגה את סטטוס התוכנית עם התקדמות, עומסים ואפשרות לזיהוי כשלים כגון bottlenecks

חוברת OneNote

כאשר אנו יוצרים תוכנית נוצרת חוברת OneNote המשויכת אל אותה תוכנית, בכל חוברת ניתן לרשום הערות ותוכן לגבי התוכנית וכל המשתמשים המוגדרים בתוכנית יכולים לראות את התוכן בחוברת.

Cloud-First Mobile-First

Planner הוא שירות שמבצע אינטגרציה מול שירותי ענן אחרים, כגון: Exchange Online, SharePoint Online ולכן הוא מקבל את כל אותם היבטי אבטחת מידע שקיימים בשירות Office 365 ובהתאם לתקנים המוצגים באתר Trust Center.

בנוסף לכך מגיע עם אפליקציה למכשירים חכמים (עדיין אינה זמינה להורדה) שתאפשר לבצע שינויים מסוימים והצגת תוכניות/

חבילות (Plan)

Planner יגיע לחבילות הבאות בענן:

• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E4
• Office 365 Education
• Office 365 Education E3
• Office 365 Education E4
• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium

איך ניתן להצטרף לגרסת Preview

שירות Office 365 מאפשר לקל יכולות חדשות עם אפשרות First Release, מידע נוסף בקישור המצורף

תחילת עבודה עם Planner

העבודה והניהול עם Planner היא יחסית פשוטה ובנויה ממספר מאפיינים שהזכרנו:

• מרכז משימות ותהליכים
• לוח
• תרשים
• כרטיס משימות

כניסה אל הממשק

ניתן להיכנס אל הממשק בשני דרכים:

• באמצעות הקישור Tasks.office.com ולאחר מכן נקליד שם משתמש וסיסמא וניכנס ישירות לממשק Planner

• לאחר כניסה אל הפורטל Office נבחר בתפריט אפליקציות את Planner

לאחר כניסה נוכל להתחיל בעבודה

הממשק הראשי

לאחר שנכנסו אל הממשק נוכל ליצור תוכנית, תהליכים ומשימות. המסך הראשון שאליו אנו נחשפים הוא מרכז התכנון (HUB) שם מוצגים כל התוכניות שיצרנו עד כה.

בנוסף החלון מחולק לשני עמודות:

בצד השמאלי מרכז התכנון

משימות אישיות

רשימה של תכוניות עבודה

יצירת תכונית עבודה חדשה

בצד הימני והגדול יותר נקבל את כל התוכניות בצורה ויזואלית עם הצגה של כמות משימות וחלוקה לקטיגוריות של לא התחיל, מאחר, בתהליך והסתיים

איך עובדים עם Panner

יצירת תוכנית עבודה

בכדי ליצור תוכנית עבודה נבצע את הפעולות הבאות:

1. נבחר בתוכנית חדשה (New Plan)
2. בחלון שנפתח נזין מידע של התוכנית

שם לתוכנית

כתובת מייל תקלח משם התוכנית (מצריך להכתבות מול כל המשאבים)

תוכנית ציבורית – האם התוכנית תהיה זמינה לכלל הארגון לקריאה בלבד או פרטית למי שמבצע את המשימות

תיאור של התוכנית

בסיום ניצור את התוכנית

• הערה: בזמן יצירת התוכנית נוצרים מאחורי הקלעים המשאבים הבאים מאחורי הקלעים:
• קבוצה מסוג Distribution שתאפשר לשיחת מיילים לכל המשתמשים שיוקצו להם משאבים
• חוברת OneNote ששייכת רק לאנשי הקבוצה
• קבוצה ברמת SharePoint Online לשיתוף קבצים שאר מקוצים לכל משימה
• יומן של כל המשימות שהוגדרו בתוכנית
• היסטורית שיחות שמרכזת את כל המיילים אשר שייכים לקבוצה ונשלחו עד כה

בסיום ישלח מייל למשתמש אשר יצר את התוכנית

ניתן לבדוק אינטגרציה מול המערכות הנוספות נוכל להתחיל בתהליך של יצירת משימות והקצאת משאבים

יצירת משימות בתוכנית

יצירת המשימות בתהליך היא פשוטה וניתן לחלק את המשימות לפי קטגוריות שונות שאנו בוחרים

לפני יצירת המשימות חשוב לשים לב לתצוגה וסידור המשימות או כרטיסיות המשימות שנעשית לפי מספר פרמטרים

• הוקצה אל
• בתהליך
• Buckets או יותר נכון רשימות

ולכן ביצירת משימה נוכל להגדיר בהתאם לתצוגה הנוכחית.

בכל עת ניתן לשנות את התצוגה ולקבל מבט שונה על התוכנית

1. בממשק לוח ניצור משימה ע”י לחיצה על + ונזין את המידע הבא

שם משימה

שיוך לרשימה (Buckets) בהתאם למה שקיים או רשימות שניתן ליצור

תאריך ביצוע

1. בסיום ניצור את המשימה Add Task

1. לאחר מכן נפתח את המשימה ונוכל לערות מידע נוסף, כגון:

סוג רשימה (Buckets) מוגדרת וניתנת לעריכה

• תאריכי ביצוע
• סטטוס משימה
• תיאור
• קבצים מצורפים
• קישור מצורף
• הערות
• משתמש שמוקצה למשימה

הערה: שינוי שאנו מבצעים חל באותו רגע ללא צורך באישור