אנליטיקות וניהול המידע Office 365

התחום של BI ושל ניתוח נתונים היה רחוק ממני שנות אור וחוץ מהיכרות מאד כללית לא היה לי מושג איך הדברים עובדים מאחורי הקלעים, אך הדברים השתנו כאשר הגיעו הדוחות המובנים לשירותי הענן השונים כגון Office365 שמאפשרים לבצע דברים מדהימים עם המידע.

הכלים השונים לניתוח מידע ארגוני אשר קיימים בשירותי הענן השונים ובמיוחד הכלים של Microsoft כדוגמת PowerBI בשירות Office 365 כוללים ערכות מובנות שניתנות לחיבור בקליק וחצי. אפשר לומר שניתוח המידע, אנליטיקות וכן הלאה הפך להיות כלי שמסייע המון בפרויקטים, משימות ופעילויות מול לקוחות בעיקר אלה אשר עובדים ומבוססים על שירות Office 365 וכמובן לקוחות שמבוססים על Azure.

מכיוון שכמויות המידע בשירות Office365 הם בלתי נתפסות ומכילות מידע עצום שהולך וגדל מיום ליום, הכלי PowerBI של Microsoft מסייע רבות ומספק אפשרויות ליצירת תובנות עסקיות ממכלול הנתונים הנאספים, החל מתוך מידע היסטורי לגבי השירות, מידע עכשווי וגם תחזיות בנוגע לפעילות עתידית, ובאמצעותן ניתן לאתר דגשים ודפוסים בעלי ערך לניהול שירות Office 365 בארגון לצורך סיוע בקבלת החלטות ניהוליות ותפעוליות.

הפעולות הניתנות לביצוע באמצעות PowerBI מול שירות Office365 ומול שירות Azure מספקות כלים לצוותים השונים החל מצוותי IT, אבטחת מידע וכמובן הדרג הניהולי ומאפשרות לנהל עשרות פרויקטים ומשימות בצורה ברורה יותר, למשל ניתוח המידע לטובת אבטחת מידע בתרחיש של בדיקת משתמשי קצה ואופן התנהגות מול שירותי הענן השונים החל מאופן השימוש, מיקום, בחינת חריגות וכן הלאה.

במבט על מתוך הקיט של Azure Active Directory Activity Logs ניתן לראות את כמויות המידע החל מכניסה של משתמשי קצה אל השירות ואם נצלול פנימה נוכל להגיע עד לרמה פרטנית של כל אפליקציה ומשתמש, טרנדים וחיזוי.

מהו Microsoft 365 Usage Analytics

כידוע השירות של Office365 מאפשר למשתמשים לעבוד מכל מקום, בכל זמן ובכל צורה שהיא עם הכלים השונים המוצעים בשירות Office365, ולכן כל פעולה וגם הקטנה ביותר של משתמשי קצה אשר נעשית מול Office365 נרשמת וכתוצאה מכך ניתן לקבל דוחות מתוך Office 365 Usage Analytics.
הדוחות של Office 365 Usage Analytics בנויים על פני מספר רכיבים:

• API – תשתית API (בין היתר Microsoft Graph) שמכילים Data Model שונים לכל חלק בשירות, החל מתשתית Exchange Online ועד Teams.
• Data Model – טבלאות רבות הכוללות מידע על כל רכיב ותת רכיב (ברמת הבורג) בשירות, באמצעותו נעשה Pivot של הדוחות
• תשתית PowerBI – תשתית שהינה חל משירות Office 365 ומאפשר ניתוח והנגשת מידע

חבילת הדוחות של Microsoft 365 usage analytics שנמצאת בשירות Office365 מספקת מידע רב מתוך כלל שירותי הענן וכוללת בין היתר דוחות כגון:

• דוחות שימוש וצריכה – דוחות אשר מספקיםצריכה ושימוש בשירותי הענן השונים וטרנדים על כל שירות ושירות במטרה ללמוד את אופי וכמות העבודה של משתמשי קצה.
• דוחות אחסון – מעקב אחר כמויות האחסון הקיימות בשירות Office365 במטרה להבין המשאבים הנדרשים וניצול השטח של משתמשי הקצה מול Exchange Online, SharePoint Online וכן OneDrive for Business.
• דוחות Office – דוחות לגבי אקטיבציה של Office 365 Pro Plus ומול איזה התקני קצה
• דוחות Teams – דוחות המספקים תמונה מלאה ופרטנית על הנעשה בין היתר מול Teams, Skype for Business כולל כמויות שיחה,אופן שיחה וכן הלאה.
• דוחות משתמשי קצה – דוחות ספציפיים על כל משתמש קצה והפעולות הנעשות כל שירות ושירות של Office365.

תרחישים בשטח עם Usage Analytics

מכיוון שפורטל הדוחות של Usage Analytics מספק מידע עצום לגבי שירות Office365, אנו יכולים לקחת את המידע ולעשות איתו פעולות רבות, למשל ישנם מעל 20 תרחישים שבהם ניתן לקחת את הדוחות ולייעל את העבודה של משתמשי הקצה, פעולות ברמת אדמינים וליצור חדשנות ברמה ארגונית.

מדובר על תרחישים בשטח שיכולים לסייע ביישום והטמעה של כל תשתית ענן בשירות Office365, בין היתר מעקב אחר צריכה של משתמשים בשירות מסוים, ביצוע Troubleshooting על תשתיות שונות, שיפור פעולות ועבודה ברמת משתמשי קצה, מעקב אחר התנהגות חשודה של משתמשים, חסכון ברישוי (רישוי מוגדר אבל בפועל אינו בשימוש) ועוד תרחישים נוספים.

דוגמה רלוונטית לתקופה הנוכחית שמצליחה בשטח והיא אחת הפלטפורמות הכי דומיננטיות בתקופה האחרונה Teams. למשל אחד התרחישים שניתן ליישם מול Teams הוא, ניתוח ההמידע הקיים מתוך Usage Analytics והגדרת מטרות ליישום והטמעה נכונה ברמת הארגון.

איך מפעילים Usage Analytics

הפעלת חבילת הדוחות Usage Analytics היא מסוג הפעולות הפשוטות בענן (click2next) וניתנת לביצוע באופן הבא:

• הפעלת דוחות לטובת PowerBi
• רישום או כניסה לשירות https://app.powerbi.com
• מתוך חנות האפליקציות בחירה והתקנה של Usage Analytics
• הזנת Tenant ID\Directory ID  (ניתן לקחת מתוך Azure AD > Properties)
• המשך וסיום התקנה לפי זיהוי OAuth

טעינה ואיסוף המידע הראשוני נעשה בהתאם לכמות המידע והמשתמשים בארגון.