ניהול תהליכים ואוטומציה עם Office 365 Flow

מידי יום אנו מבזבזים זמן רב על מעבר של מיילים, רשתות חברתיות, מקבלים RSS ומתעדכנים בשוטף על מה שקורה ברשת? בגלל עודף המידע אין לנו אפשרות לבדוק את כולו ולעיתים אנו מפספסים את מידע רלוונטי.
אם רק היינו יכולים לענות על השאלות האלה מצבנו היה טוב יותר:

• כמה משימות אנו מריצים ביום בין המערכות השונות? עשרות
• כמה תהליכים אנו מריצים ביום בין שירותי הענן השונים? עשרות
• לכמה שירותי ענן כל אחד מאיתנו רשום, ארגוני או פרטי? שלושה לפחות
• כמה פעולות ידניות אנו מבצעים ביום בין כל הטכנולוגיות שאנו משתמשים בהם? יותר מידי
• כמה אנו מתייחסים לכל מיני RSS שכבר הגדרנו מול Outlook? אם בכלל מוגדר

בסופו של דבר אנו מוצאים את עצמנו עם Outlook שמציף אותנו במידע וכאשר אנו מוצפים במידע אנו לא מתייחסים למידע בזמן הנדרש.
דוגמא נפוצה מחיי היומיום של משתמשים:

כאשר עובדים עם מיילים עם מסמכים ועם Conversation ארוך לעיתים אנו לא מוצאים את המסמך הרלוונטי או שלוקח זמן רב למצוא את המסמך ולכן אחד החוקים שניתן להגדיר הוא: כל מסמך מעל גודל או שייך לתפוצה מסויימת יישמר תיקייה ייעודית בתוך OneDrive for Business.

בשביל מקרים כאלה ועוד הרבה אחרים ישנו כלי שנקרא Office 365 Flow בשירות הענן של Office 365.

כלי Office 365 Flow מביא עימו בשורה חדשה למשתמשי הקצה והוא חיבור שירותי הענן השונים למקום אחד מרכזי, קבלת התראות ומעקב אחר המידע שמתקבל.
בשורה התחתונה חסכון בזמן והתמקדות במידע הרלוונטי

קצת על כלי Office 365 Flow

כלי Flow הוא למעשה אפליקציה (חכמה) מבוססת Azure Cloud App אשר חשופה למשתמשי Office 365, בכדי להפעיל את הכלי צריך לבצע הפעלה ראשונית שמצריכה הזנה של מידע, כגון: כתובת מייל פעילה בשירות Office 365.
כאשר מבצעים רישום ראשוני ישנו תהליך אשר רץ ברקע ומבצע מספר פעולות בין השירות לבין האפליקציה, מכיוון שמדובר על אפליקצה מבוססת Azure ישנו תהליך מוכר של רישום, הזדהות ואישור מול שירות Office 365.
בקצרה על פלטפורמת Cloudapp.net, הפלטפורמה של clouapp מאפשרת לפרסם אפליקציות ולאחר יצירת/פרסום אפליקציה מקבלים uri שמשויך לאפליקציה עם כתובת ספציפית של http://*.cloudapp.net, במקרה שלנו הוא flow.microsoft.com.
שירות Office 365 ניגש אל Azure Cloud App באמצעות API עם JSON web token אל מול uri ספציפי של אפליקצית Flow, בזמן הרישום הראשוני וגם לאחר מכן בהגדרות תהליך נעשים מאחורי הקלעים מספר פעולות.

במהלך תהליך ההזדהות בקשה x-ms-request-id אשר מקבל את מצב הבקשה (OperationStatus) מול אותה אפליקציה של Cloud App, לאחר מכן ממשיך התהליך בין שירות הענן לבין האפליקציה, הבקשה היא זמנית ויש לבקשה פג תוקף של דקות בודדות בלבד.

כאשר משתמש בשירות Office 365 ניגש אל API של Azure Cloud App מתבצע ברקע הזדהות של Service-2-Service ואוטנטיקציה נעשית באמצעות OAuth 2.0 ובאמצעות OpenID ובאמצעות מספר פמטרים, בין היתר:

• X-MS-CLIENT-PRINCIPAL-NAME
• X-MS-CLIENT-PRINCIPAL-ID
• X-MS-TOKEN-FACEBOOK-ACCESS-TOKEN 0 (למשל בשימוש עם FB)
• X-MS-TOKEN-FACEBOOK-EXPIRES-ON (למשל בשימוש עם FB)

גם במצבים בהם אנו מגדירים תהליך כל שירות ענן שעימו עובדים מבצע הזדהות של OAuth 2.0
במהלך התהליך מתבצעת פעולת Telemtry בין שירות הענן לבין האפליקציה

לאחר הזדהות של Office 365 אל מול Cloud App נעשית פעולה הפוכה של הזדהות בכדי לוודא שאכן השירות והדומיין מאומתים מול Azure, בסיום התהליך אנו יכולים לעבוד עם Flow דרך שירות Office 365 שקיים אצלנו בדומיין.

בסיום התהליך ולאחר רישום מוצלח אנו יכולים להתחיל בשימוש של Flow.

איך מפעילים Office 365 Flow

תהליך הפעלה ראשוני הוא מאד פשוט ואורך דקות ספורות בלבד, בכדי להפעילת את השירות יש לבצע את הפעולות הבאות:

כניסה לשירות בכתובת https://flow.microsoft.com ובחירה ברישום עם כתובת UPN של שירות Office 365

לאחר מכן נתבקש לבצע Sign in (כאן מתבצע החיבור מול Azure) ונמתין מספר דקות  לביצוע התהליך

לאחר מכן נבצע Accept לסיום תהליך החיבור בין שירות Office 365 לבין Azure

בסיום נוכל לבחור את Flow מתוך תפריט אפליקציות (App Menu) של שירות Office 365 או לחלפון להתחבר ישירות אל Flow באמצעות כתובת https://flow.microsoft.com

איך יוצרים תהליך בכלי Office 365 Flow

כאן מגיע החלק המעניין שקיים עם עשרות תבניות עם אפלקיציות, כגון: Twitter, Facebook, DropBox, Office365, FTP, Azure, RSS ועוד רבים אחרים. כל האפליקציות מגיעות עם תהליכים מובנים של:

• שליחת מייל
• יצירת משימה
• שליחת התראה (גם לנייד)
• איסוף מידע
• סנכרון
• אישור פעולות

במידה ולא מתאים אחד מתוך כל התהליכים האוטומטיים ניתן ליצור תהליך אוטומטי לפי מה שאנו רוצים.

בכדי ליצור תהליך ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

ניגש לממשק Flow

במקרה שלנו נבחר תהליך מתוך תבנית קיימת Save new email attachment to OneDrive for Business

לאחר מכן נבחר באפשרות Use this template

בקישוריות נבחר את המשתמש שעימו אנו עובדים מול שירות Office 365 Outlook ומול OneDrive for Business

לאחר מכן נגדיר תנאים, כגון: איזה תיקייה לדגום בתיבת הדואר, מיקום לשמירה של הקובץ המצורף, איזה קבצים לקחת ובסיום נשמור את התהליך

לאחר מכן נוכל לגשת לאפשרות My Flows ולקבל את התהליכים הקיימים

במידה לניגש לתהליך ספציפי ונבחר באפשרות Information נוכל לראות האם התהליך תקין, האם היו טרנזקציות ועוד

לסיכום

בתקופה שבה אנו עובדים עם המון מערכות ומקבלים מידע בלי סוף אנו צריכים מקום מרכזי שינהל את המידע שאנו מקבלים ויברור את המידע לפי מאפיינים ספציפיים.
כלי Flow מאפשר לנו לעשות זאת מתוך ממשק אחד ומול כל המערכות שעמם אנו עובדים.